Эксперт: Переход на полностью безбумажные технологии с применением СЭД в госструктурах затруднён

27 ноября 2013

Руководитель Дирекции по информационным технологиям Алексей Хромов рассказал о внедрении СЭД в госструктурах на примере Аналитического центра при Правительстве Российской Федерации, прошедшего весь путь от выбора системы электронного документооборота до ее внедрения. По мнению эксперта, проблемы, с которыми сталкиваются госструктуры при создании и развитии СЭД, схожи.

«Начнем с того, что выбор СЭД в многообразии платформ для их создания и при схожести технических характеристик осложняется отсутствием общепринятой системы показателей и критериев оценки», – заявил Алексей Хромов, выступая на конференции «Рынок СЭД: новые тренды». В условиях высокой конкуренции поставщики и разработчики СЭД активно используют PR-технологии, преподнося свой продукт как уникальный, и выбор заказчика может оказаться не вполне удачным, если у него нет специальных знаний.

Одно из основных требований к СЭД для госструктуры – ее многофункциональность. Современные СЭД – больше, чем средства автоматизации работы с электронными документами.  Система должна учитывать различные потребности пользователей, среди которых и большое количество процессов в контуре управления, и различные виды ограничений (финансовых, временных, технических, юридических), и разная степень заинтересованности и вовлеченности в использование СЭД у структурных подразделений внутри организации. Новые вопросы возникают и на этапе развития СЭД. «Необходимо учитывать влияние изменений на решение смежных задач, сохранять или переносить накопленные электронные документы, учитывать риски и затраты на техподдержку, закупку дополнительных лицензий на программное обеспечение», – отмечает Хромов.

Выбирая СЭД, эксперты Аналитического центра исходили из возможностей платформы не только интегрировать многообразие актуальных задач организации работы с электронными документами, но и обеспечивать автоматизацию ряда функций, выходящих за пределы стандартного набора действий. СЭД позиционируется в ит-инфраструктуре Аналитического центра как продвинутый инструмент, с помощью которого будет формироваться основа для базы знаний и аналитики.

«Процесс выбора разделили на 3 этапа, – рассказал Хромов. – Первоначально был проведен анализ рынка и выбраны несколько вариантов СЭД, которые впоследствии тестировались по нескольким параметрам – функциональности, удобству использования, качеству интерфейса и т.д. Фокус-группа состояла из сотрудников Аналитического центра, Аппарата Правительства и внешних экспертов. Затем наступил этап настройки и внедрения выбранной системы. На днях завершается этап опытной эксплуатации и доработки СЭД Аналитического центра».

«Практика показывает, что при высокой степени эквивалентности автоматизируемых процессов у каждого ведомства сохраняется некоторая специфика, которая пока не позволяет добиться высокого уровня унификации СЭД в госструктурах», – считает Хромов. Также, по его мнению, переход на полностью безбумажные технологии с применением СЭД в госструктурах в настоящее время затруднён несовершенством нормативной базы в части юридической значимости электронного документооборота и излишней бюрократизацией систем управления.