Для создания СЭД нужна платформа, которая поможет наиболее эффективно решать задачи

16 января 2018 | ECM-Journal

Как выбрать платформу для СЭД за месяц? О разработанной для этой цели методике эксперт Аналитического центра Анатолий Карпенко рассказал изданию ECM-Journal.

Анатолий Карпенко
Анатолий Карпенко
Управление информационных технологий

«По статистике, на государственные организации приходится 25% от всех проектов разработки и внедрения систем электронного документооборота в России, - сообщил Карпенко. - На рынке существуют десятки платформ для создания СЭД, а решений – еще больше». По словам эксперта, среди этого множества Аналитический центр искал не просто «самую лучшую» платформу, а лучшую из тех, которые помогут наиболее эффективно решать наши задачи. Были определены пользователи системы электронного документооборота, для которых выбранное решение станет инструментом автоматизации их деятельности, и затем сформулированы критерии оценки для выбора программной платформы.

«В исследовании мы прошли три этапа, - поделился Карпенко. - Первый – анализ рынка СЭД, формирование расширенного перечня платформ. Изучили аналитические статьи, отзывы специалистов, посетили выставки, семинары и т.д. Так мы рассмотрели около двух десятков программных платформ и продуктов и исключили заведомо не подходящие варианты – как по техническим, так и по другим причинам (например, убрали из списка решения, базирующиеся на ПО иностранных производителей).

На втором этапе исследования мы выбрали наиболее оптимальные решения по функциональным возможностям, положительному опыту внедрения в госсекторе, стоимости владения. Последний параметр, кстати, во многих случаях остается тайной. Разработчики изначально предлагают одну сумму – цену покупки. А потом выясняется, что дешевая платформа оказывается дорогой в обслуживании».

Было выбрано пять платформ, которые по разработанным критериям оценивали сотрудники – будущие пользователи, участвующие в бизнес-процессах. Решения по каждому процессу анализировались по пятибалльной шкале. Оценка представленных решений завершилась в течение одной недели.

«В результате мы получили единый интегральный балл по каждому пилотному проекту, и больше всего баллов по нашим критериям оценки набрала платформа Directum. Именно на ней мы и остановились для создания полноценной СЭД в Аналитическом центре. Как показала практика, выбор был сделан грамотно. Система «прижилась», показала себя как достаточно функциональная, удобная, гибкая. Платформа постоянно развивается, а стоимость владения является приемлемой», - констатировал Карпенко.

С момента ввода в штатную эксплуатацию СЭД Аналитического центра была доработана по итогам сбора дополнительных требований и пожеланий руководства, а также сотрудников организации, добавил эксперт.

Источник: ECM-Journal

Фото: из открытых источников

Читайте также:

21.09.2017 - Аналитический центр делится подходами к обработке контента в СЭД